Opprette og bruke en avtalemal

INNHOLDSFORTEGNELSE

• Hva er avtalemaler?
• Hvor finner du malene
• Opprette en mal
• Legge avtaler til en mal
• Automatisk opprettelse fra et program
• Bruke en mal til å planlegge avtaler manuelt
  • Justere malen
• Beste praksis

Hva er avtalemaler?

En avtalemal er et gjenbrukbart sett med avtaler som er definert ut fra offset dager heller enn faste datoer. I stedet for å bygge den samme planen for hver pasient kan du bygge den én gang og bruke den når du trenger den (manuelt fra kalenderen, eller automatisk når en pasient tildeles et tilknyttet program eller en programprofil). Maler passer gjerne godt for strukturerte behandlingsforløp der den samme rytmen av timer gjentas for mange pasienter, for eksempel et seks ukers gruppeprogram med ukentlige oppfølginger.

Hvor finner du malene

Maler administreres fra underområdet Mal i fanen Kalender.

Kortene på denne siden viser alle malene i organisasjonen med navn, beskrivelse, antall dager malen dekker, og eventuelle tilknyttede programmer eller profiler. Velg + Lag ny kalender-mal for å legge til en ny.

Opprette en mal

Siden for å opprette en mal består av to hovedområder:

• Et detaljkort med malens Mal-navn, Beskrivelse, Antall dager og Knyttet til programmer og programprofiler. Samtykke kan også slås på på malnivå og arves av hver avtale som opprettes fra malen.
• En dag-for-dag-tidslinje som viser dag 1, dag 2 og så videre opp til den angitte varigheten. Å velge et tomt felt på en dag åpner dialogen Ny mal-hendelse.

Du kan legge inn navn og beskrivelse på malen slik at den er lett å kjenne igjen senere.

Velger du programmer og/eller profiler på en mal, vises følgende tekst: «Når et program eller en programprofil er knyttet til denne malen, vil avtalene automatisk opprettes i pasientens kalender når programmet/profilen tildeles pasienten.»

I praksis lar dette deg lage en fast rutine av avtaler som legges til i pasienters kalendere når det aktuelle programmet tildeles. Dette brukes typisk til å tildele en standard «Velkommen»-time til nye pasienter, eller til å gi en plan for oppfølgingstimer de første ukene av et nytt program. For å sikre kontinuitet kan det være lurt å tildele nye pasienter til programmet på samme dag, for eksempel kun på mandager.

Legge avtaler til en mal

Skjemaet for malavtaler er nesten identisk med et vanlig avtaleskjema. Forskjellen er at avtalen i stedet for en fast dato plasseres på en relativ dag (dag 1, dag 2 …). Alle andre felt (navn, beskrivelse, type, sted eller leverandør, obligatorisk/valgfri, maks antall plasser, påmelding stenger, farge, tilknyttede ressurser, samtykke og gjenta) oppfører seg akkurat som for en vanlig avtale.

Tilknytning tildeles automatisk der det er mulig, slik at avtaler er klare til bruk uten at du må knytte hver ressurs manuelt. Gjentakelsesmønstre bruker dagsforskyvning, så en malavtale kan gjentas for eksempel «hver 7. dag, slutter etter 7 ganger» og bli korrekt uansett hvilken startdato som velges.

Automatisk opprettelse fra et program

Er en mal koblet til et program eller en programprofil, opprettes avtalene automatisk i pasientens kalender når programmet eller profilen tildeles første gang. Dette skjer én gang per tildeling, og de resulterende avtalene kan redigeres eller fjernes som alle andre.

Det kan være verdt å tenke gjennom rutinene dine for tildeling av programmer når du jobber med maler, slik at du for eksempel konsekvent tildeler nye pasienter til et program på en mandag, og sikrer at «Velkommen»-timene alltid er på en tirsdag morgen.

Bruke en mal til å planlegge avtaler manuelt

Maler kan også brukes ved behov for manuelt opprettede avtaler. Fra kalendervisningen åpner du dialogen Ny avtale og bytter til fanen Bruk mal.

Du kan nå velge Startdato for mal (merk at dag 1 i malen faller på denne datoen). Deretter kan du velge en mal fra Velg program-mal. Maler som er koblet til en kalender for et program som er aktivt for øyeblikket, listes først.

Dialogen under Tilknytning viser en forhåndsvisning av hver avtale malen vil opprette, med beregnede reelle datoer.

Justere malen

I området under Tilknytning ser du avtalene som ligger i malen, der hver rad representerer en avtale (enten en enkelt avtale eller et gjentakende sett med avtaler). Herfra kan du redigere en hvilken som helst avtale i forhåndsvisningen direkte ved å velge penn-ikonet.

Rader kan i tillegg fjernes, og ekstra avtaler kan legges til med Legg til ny avtale.

Når du er fornøyd med oppsettet ditt, kan du velge Lagre for å opprette alle avtalene i én omgang. Pasienter/deltakere får da ett samlet varsel om alle avtalene som er opprettet, i stedet for ett per avtale.

Beste praksis

Fordi en mal kan påvirke mange avtaler på én gang, anbefaler vi at du er ekstra forsiktig når du sletter avtaler eller maler, og at du sjekker hva en endring vil påvirke før du bekrefter. Plattformen har sikringer mot utilsiktet massesletting av avtaler som er opprettet fra maler, men det er verdt å ha dette i bakhodet også.